Em 2008, com apenas 19 anos de idade, eu comecei a assumir a responsabilidade por um pequeno time administrativo.
Foi aí que dois problemas surgiram:
1. Eu tinha dificuldade em enxergar quem fazia o que.
2. Eu tinha dificuldade de saber quem deveria assumir determinada função quando o responsável principal faltava.Foi aí que tive o primeiro contato com a Matriz de Responsabilidades.
Cabeçalho: Nome do colaborador, data da última atualização.
Tarefas diárias com horário: as tarefas que devem ser feitas todos os dias e qual o horário devem ser executadas.
Tarefas diárias sem horário: aqui vão as tarefas que devem ser feitas todos os dias, mas não possuem horário específico.
Tarefas semanais: aqui vão as tarefas que devem ser feitas semanalmente, com o devido dia de execução (segunda, terça, etc).
Tarefas mensais: aqui vão as tarefas que devem ser feitas mensalmente, com o devido dia do mês que devem ser feitas.
Tarefas sob demanda: são tarefas que não possuem data específica, mas sim execução a partir da demanda.
Coluna de suplência: ao lado de todas as linhas da tarefa, você vai colocar uma coluna com o responsável suplente pela atividade. Em caso de falta do primeiro.
Fez sentido para você?