Um grande problema,na gestão de pessoas, é lidar com as faltas, férias e saídas inesperadas, quando algumas tarefas podem ficar sem fazer.
O primeiro passo é criar a matriz de responsabilidades de cada liderado: quem faz o que e quando.
- Tarefas diárias
- Tarefas semanais
- Tarefas mensais
- Tarefas sob demanda
Depois, você vai incluir a coluna de suplente em cada tarefa. Ou seja, quem é o suplente do Joao na tarefa de abrir o caixa da padaria, por exemplo.
A partir da matriz de responsabilidades, você pode abrir uma planilha de revezamento de suplentes.
A ideia aqui é que o suplente esteja bem treinado para quando precisar executar a tarefa.
Exemplo: Maira é suplente do João na abertura do caixa da padaria. O ideal, é que pelo menos menos 1x no mês, a Maria execute a tarefa no lugar do João, para treinamento.
Um termo chique para isso é Job rotation.
Fazendo isso, você terá muitas pessoas treinadas em muitas coisas. Isso produz pelo menos tres resultados:
- Você tem diversos backups
- As pessoas ficam mais motivadas quando têm oportunidade de aprender
- Você tem uma visão diferente quando uma nova pessoa executa a tarefa, tendo a oportunidade de visualizar melhorias possíveis para aquele processo.