Um líder organizado rende MUITO mais.
O líder tem dois tipos de tarefas:
- Tarefas fixas
- Tarefas esporádicas ou variadas
Tarefas fixas: devem ficar na matriz de responsabilidades.
Coisas de rotina, como: feedback dos liderados, aprovar orçamentos do setor, enviar relatório gerencial, etc. Teremos aqui:
- Tarefas diárias
- Tarefas semanais
- Tarefas mensais
- Tarefas anuais
- Tarefas sob demanda
Tarefas variadas: tarefas que surgem no dia a dia, a partir de novos desafios.
Aqui é onde os líderes se perdem.
Para ajudar, utilize uma ferramenta muito útil: a Matriz de Eisenhower.
Quando for montar a sua agenda, reflita:
1. Liste todas as tarefas
Anote todas as tarefas que precisam ser feitas. Seja específico, mesmo nas pequenas atividades!
2. Classifique pela importância e urgência
Use a Matriz de Eisenhower:
• Urgente e Importante: faça agora!
• Importante, mas não Urgente: agende.
• Urgente, mas não importante: delegue.
• Nem urgente, nem importante: elimine.
Explicando melhor:
Priorize as tarefas do Quadrante 1
Essas são as tarefas críticas que exigem atenção imediata. Aja rápido e resolva o que for essencial para o progresso da equipe ou do projeto.
Planeje as tarefas do Quadrante 2
Aqui estão as tarefas importantes, mas que podem ser planejadas. É onde a liderança deve investir para evitar crises futuras.
Essas tarefas são urgentes, mas não precisam da sua atenção direta. Delegue para alguém da sua equipe e concentre-se no que só você pode resolver.
Elimine o Quadrante 4
Essas são distrações ou tarefas que não contribuem para os objetivos. Evite ao máximo perder tempo com essas atividades!
3. Defina um volume factível de tarefas
Estabeleça objetivos diários realistas. O que é essencial concluir hoje? Trabalhe com metas que são alcançáveis.
4. Use a técnica do bloco de tempo
Divida seu dia em blocos de tempo para cada tarefa, incluindo pausas. Isso aumenta o foco e ajuda a evitar distrações.
Ser líder exige organização e foco.