Eu sugiro que você utilize a Matriz de Responsabilidades para organizar as tarefas do seu time. Eu criei um modelo que uso há mais de 15 anos.
Organizando as tarefas, você vai evitar 4 problemas:
Deixa que eu deixo: um acha que o outro vai fazer e ninguém faz.
Demora para treinar novos entrantes: toda vez precisa lembrar no que ele precisa ser treinado.
Faltas/Férias/Demissões: tarefa sem fazer quando o responsável principal não está.
Filho feio não tem pai: falta de identificação do “dono” do processo quando algo dá errado.
As tarefas precisam ser divididas em:
- Tarefas Diárias
- Tarefas Semanais
- Tarefas Mensais
- Tarefas Anuais
- Tarefas Sob Demanda
- Tarefas de Suplência