Uma coisa que me ajudou ao empreender, foi já ter tocado a área administrativa de outra empresa antes. Eu vivi o amadurecer da rotina financeira desde o pequeno até o grande porte, ao longo dos anos.
Nada melhor do que aprender com o dinheiro dos outros para errar menos com o nosso dinheiro não é mesmo?
Veja o básico que eu aprendi para cuidar das finanças do seu negócio.
7 Rotinas Básicas
Listei 7 rotinas que acho importante você começar a ter. Mesmo que aos poucos.
✓ Análise da DRE e Balancete
✓ Cálculo de Impostos e Folha
✓ Contas a Receber/Controle de Inadimplência
✓ Contas a Pagar
✓ Envio de Documentos Contábeis
✓ Faturamento
✓ Fluxo de Caixa/Conciliação Bancária
Análise da DRE e Balancete
Uma coisa que o pequeno e médio empresário negligência é a análise da DRE e Balancete. Muitos acham que isso é só para empresa grande, mas é um engano pensar assim.
A DRE te dá uma fotografia da lucratividade do negócio e o balancete te dá alguns indicadores de liquidez, endividamento, etc.
Não são documentos feitos para serem pedidos ao contador só na hora de abrir uma conta no banco, mas sim algo para você acompanhar mensalmente ou pelo menos a cada 3 meses.
Cálculo de Impostos e Folha
Essa rotina é, em geral, feita pelo contador, a partir das informações fornecidas pela empresa.
Lembre-se, contudo, que o responsável final é você, então deve monitorar as datas
Importantes junto com a sua contabilidade e criar provisões dos principais pagamentos.
Contas a Receber/Controle de Inadimplência
Aqui são feitos os registros – no sistema – do que foi recebido pelo negócio no dia ou o que já foi faturado e tem previsão de recebimento. Todas as entradas.
No caso de venda a prazo, com pagamento posterior, podemos também incluir o controle diário de inadimplência aqui.
Contas a Pagar
Nessa rotina, os pagamentos a fornecedores, funcionários, impostos, etc, são cadastrados no sistema. Tudo o que será pago.
O ideal é também que as provisões (média de pagamento mensal daquela conta) sejam também cadastradas.
Envio de Documentos Contábeis
Para um processo contábil confiável, as
Informações precisam partir corretamente da empresa. Todas as notas fiscais de fornecedores, etc, precisam ser enviadas corretamente. Assim, alguém deve ficar responsável por fazer essa ligação empresa X contabilidade.
Faturamento
O faturamento é o processo de emissão da nota fiscal do que foi vendido. Ele pode ser automático e eficiente, para gerar pouco trabalho e chance de erros.
Ele será fundamental para a baixa do contas a receber depois.
Fluxo de Caixa/Conciliação Bancária
Aqui serão baixados os contas a receber e contas a pagar. Será verificado o saldo final de cada conta.
O ideal é que, além da conciliação bancária do dia, seja realizado o fluxo de caixa futuro, para que saibam qual será o saldo previsto para os próximos dias.
Isso evita surpresas.
Plano de Ação
◦ Alinhe com o seu contador os itens que dependem dele.
◦ Defina um responsável por cada um dos 7 processos (uma pessoa pode cuidar de mais de um).
◦ A análise de DRE e Balancete deve ser feita pelos sócios, pois é a foto do seu negócio.
◦ Rotinas financeiras evitam roubo, quebra de caixa, multas, perda de credibilidade por atraso nos pagamentos, descontrole de inadimplência, etc.
◦ Se você não tem nenhum dos 7, comece com um por mês.