Existem pelo menos seis problemas atrelados a um processo amador de compras. São eles:
◦ Desperdício
◦ Fluxo de caixa
◦ Perda de poder de barganha
◦ Quebra produtiva por falta de estoque
◦ Desgaste pessoal por retrabalho
◦ Desmotivação do time
Desperdício
Olhando para desperdício, podemos pensar sempre na perda que acontece quando temos mais estoque do que o necessário. Os produtos podem estragar, sumir, serem roubados, etc.
Fluxo de Caixa
Contabilmente, o estoque é um investimento. Ele só vira custo depois que consumido. Ou seja, estoque acima do necessário é sinal de dinheiro parado perdendo valor no tempo. Dinheiro que poderia estar no fluxo de caixa do negócio.
Perda de Poder de Barganha
Quando negociamos compras organizadas, com fornecedores específicos, conseguimos melhorar as condições de preço, prazo de pagamento e até frete. Ao contrário da compra picada/avulsa.
Quebra Produtiva por Falta de Estoque
Outro grave problema, na gestão amadora de estoque, é a quebra na cadeia produtiva.
Seja de serviços ou produtos. A falta de insumos gera paralisação na comercialização,‘gerando perda financeira e insatisfação de clientes.
Desgaste Pessoal e Retrabalho
Quando não há um processo organizado de planejamento de compras mensal, o dono ou líder principal, vai ser interrompido várias vezes para comprar alguma coisa que ficou sem estoque. De papel A4 a café em pó.
Desmotivação no Time
Todo mundo gosta de trabalhar com um mínimo de condição. Uma das coisas que gera condição de trabalho é o correto fornecimento de insumos para o dia a dia do negócio. A pessoa não poder imprimir um documento porque não tem cartucho na impressora é desanimador.
Como Resolver
Existem algumas formas, mas eu posso ensinar a que eu uso há mais de 15 anos.
Já usei em um laboratório complexo, com mais de 1000 insumos de alto valor agregado, e hoje uso na minha empresa de logística, abastecendo mensalmente mais de 50 HUBs pelo Brasil.
Ela se chama Previsão Mensal de Consumo (PMC).
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A PMC
Como o nome diz, a PMC organiza as compras mensalmente.
A cada mês, será planejado o que vai ser comprado para consumo no próximo mês.
O ideal, é que a PMC seja preenchida e aprovada até o dia 5, para que as compras aconteçam até dia 10 e cheguem todas até o último o dia do mês.
A ideia é que no dia 01 do mês seguinte já esteja tudo disponível para consumo.
Obs.: as datas podem ser alterados. São só uma sugestão.
Responsáveis pela PMC
Teremos aqui pelo menos três figuras importantes na PMC:
Responsável pelas compras: é a pessoa responsável pelo gerenciamento da PMC, desde o envio para os setores responsáveis até compra e conferência na chegada dos produtos.
Responsável do setor: é quem vai preencher as quantidade previstas para consumo. Em geral, é feito pelo líder de cada setor.
Responsável pelas aprovações: entre o preenchimento e a compra, ê preciso que alguém de confiança faça a aprovação das. quantidades aprovada para compra.
Conceitos Importantes
◦ Estoque mínimo ou ponto de pedido: estoque mínimo aceitável para que seja feito novo pedido de compra.
◦ Estoque padrão: estoque mensal médio para o item.
◦ Floor Stock: estoque disponível no setor (que ja deu saída no almoxarifado).
Modelo Básico da PMC
Sugestão de colunas para terem na planilha da PMC:
◦ Produto
◦ Fornecedor principal
◦ Último preço pago
◦ Estoque mínimo
◦ Estoque padrão
◦ Saldo atual em estoque (no almoxarifado).
◦ Saldo atual em floor Stock
◦ Quantidade sugerida de compra
◦ Quantidade aprovada para compraPlano de Ação
Como eu faria:
◦ Crie a sua planilha de PMC (ou use um software)
◦ Defina os responsáveis.
◦ Treine os responsáveis.
◦ Inicie a primeira PMC.
◦ Faça os ajustes necessários.
Resumão
◦ A PMC evita desperdício de tempo e dinheiro.
◦ A PMC evita desgaste no time
◦ A PMC é mais uma forma de gerar previsibilidade e organização
◦ Ela poupa tempo dos donos.